Integritetspolicy för anställda

Kontroll av persondata

Företaget som du är anställd hos, HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5, 164 40 Kista (hädanefter: “HellermannTyton” eller “vi”), är data controller under tillämpande dataskyddslagar och bestämmelser för personliga uppgifter som vi samlar in från dig. Datakontrollanten bestämmer syftet och medel för bearbetning av dina personuppgifter.

Hanteringen av dina personuppgifter är nödvändig i samband med din anställning hos HellermannTyton.

Om du har några förfrågningar angående dina personuppgifter, vänligen kontakta vår dataskydds ansvarige:

Johanna Holmström
Tel.: +46 8 580 890 46
HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5, 164 40 Kista, Sverige
E-mail: Johanna.Holmstrom@HellermannTyton.se

Kategorier av personuppgifter som påverkas

Följande lista innehåller kategorier av personuppgifter som kan behandlas. Vänligen notera att alla personuppgifter i följande lista nödvändigtvis inte kommer att behandlas. Exemplen som listas i de individuella kategorierna nedan är inte fullständiga.

Personuppgifter, exempel. namn, födelsedata, personnummer, kön, nationalitet, familjestatus, foto.
Organisations uppgifter, exempel. anställningsnummer, arbetsbeskrivning, position, arbetsplats, affärsenhet, avdelning, chef, direkt underordnade anställda.
Kontaktuppgifter, exempel. hemadress, e-mailadress, telefonnummer.
Löneuppgifter och uppgifter om arbetsgivarens förmåner, exempel. lön, lönerevision, skatteavdrag, pensions information, bankkonto detaljer.
Uppgifter för att hantera anställning, exempel. anställningskontrakt och andra avtal, ansöknings detaljer eller andra blanketter, exempelvis: i samband med föräldraledighet, information om anställningens start och uppsägning.
Tidsuppgifter, exempel: arbetstider, antal arbetade timmar, semester, godkännande av ledighet (föräldraledighet, sjukfrånvaro etc).
Säkerhetsuppgifter, exempel. Åtkomstkort, rätt till åtkomst och användning av åtkomstkort och rättigheter.
Hälso- och säkerhetsuppgifter, exempel: information om sjukfrånvaro, arbetsplatsolyckor, rehabiliteringsplaner, medicinska undersökningar
Uppgifter om prestation och bedömningar, exempel: utvärderingar, bedömningar och register över disciplinära åtgärder när det finns.
Uppgifter om kompetens, exempel: Register över lärande och träningsaktiviteter.
Uppgifter om resande, exempel: information om tjänsteresor, bokningsuppgifter, passnummer, företag kreditkortsnummer, resekostnadsredovisning och utgifter.
Kundtjänst och stöd data, exempel: frågor från dig/din chef/personalavdelningen i samband med din anställning eller IT utrustning eller det stöd du fått i detta samband.
IT-relaterade uppgifter, exempel: Användarnamn, lösenord, inloggningsuppgifter samt uppgifter och protokoll om din användning av IT-utrustning eller tjänster som HellermannTyton tillhandahåller i enlighet med tillämpade IT riktlinjer.

Vissa aspekter av uppgifterna kring hälsa och säkerhet anses vara “känslig information” enligt tillämpade dataskyddslagar och hanteras med särskild hänsyn. Känslig information hanteras endast i fråga om lagliga skyldigheter, på grund av ett anställningskontrakt och/eller tydligt samtycke.

Personuppgifter(namn och uppgifter) om personer som du har uppgett som kontakter om något skulle hända kan också behandlas i begränsad utsträckning.

Rättslig grund

Rättslig grund
Vi är skyldiga enligt lag att exempelvis rapportera din inkomst till skatteverket.

 

Avtalsförpliktelse
Vi måste hantera dina personliga uppgifter för att exempelvis betala din lön enligt överenskommet avtal.

Legitima intressen
Våra legitima intressen involverar främst att utföra dagliga affärer, skydda tekniska faciliteter och utrustning och utföra interna kontroller. För att säkerställa att hanteringen av personliga uppgifter görs baserat på legitima intressen gör vi en bedömning fall till fall.

 

I unika fall och endast om ingen annan rättslig grund gäller, kommer vi fråga dig om ditt tydliga samtycke att hantera dina personuppgifter. Du kan dra tillbaka ditt samtycke när som helst.

Dock påverkar inte detta den lagliga hanteringen som skett baserat på ditt samtycke innan det drogs tillbaks.

Syfte med hanteringen

Dina personuppgifter, som anges i listan under ”kategorier av personuppgifter som påverkas” kommer att hanteras för de generella syftena som indikeras nedan. Exemplen som listas under de individuella syftena är inte fullständiga.

Administration

  • För att möjliggöra registrering av dig i HellermannTytons system och generell administration av din anställning hos oss.
  • För att möjliggöra korrekt användning av licenser
  • För att möjliggöra underhållet av ett uppdaterat organisationsschema och anställningsregister, inklusive utdrag av internrapporter och statistik.
  • För att möjliggöra utbetalning av lön, pension och andra anställningsförmåner till dig samt lönerevision, inklusive utdrag av interna rapporter och
  • För att möjliggöra uppföljning av projekt.

Reportering

  • För att möjliggöra rapportering till myndigheter som vi är skyldiga att göra enligt lag, exempelvis skatteverket.
  • För att möjliggöra registrering av dina arbetstider/semesterperioder i syfte att ersätta och fakturera.

Krav enligt anställningsrätten

  • För att möjliggöra fullföljandet av skyldigheter I enlighet med företagsavtal eller anställningslag.

Säkerhet för arbetsmiljön och produktsäkerhet

  • För att möjliggöra vår skyldighet att erbjuda en säker arbetsmiljö(inclusive åtkomst kontroll och förhindra otillåten åtkomst till platsen eller arbetsutrustning),såväl som ytterligare skyldigheter relaterade till arbetsmiljön i enlighet med arbetshälsa och säkerhet eller anställningslagar. 
  • Möjliggöra fullföljandet av skyldigheter I samband med produktsäkerhet och kvalitet.

Personalutveckling

  • För att möjliggöra aktiviteter relaterade till utveckling/förbättring av kompetenser och utvärdering av prestation.
  • För att kunna möjliggöra och rekommendera inlärnings- och träningsaktiviteter.

Arbetsrelaterade aktiviteter

  • För att möjliggöra utförandet av arbetsuppgifter, exempel. Skriva mail, dra ut dokument, rapporter, förberedningar eller ritningar, etc
  • För att möjliggöra affärsresor
  • För att möjliggöra att svara på frågor från dig/din chef/personalavdelningen i samband med din anställning eller IT utrustning eller förse dig med stöd som du kan behöva för att utföra dina arbetsuppgifter.
  • För att möjliggöra att inspektioner kan genomföras i enlighet med gällande riktlinjer från HellermannTyton, inklusive etikpolicy och It riktlinjer och försäkra sig om att dessa riktlinjer efterföljs och undersöka eventuella påståenden om otillåtna aktiviteter.

Källan till dina personliga uppgifter

Vi mottar främst dina personuppgifter från dig, din chef eller andra tredje parter vilka du hänvisat oss till i syfte att erhålla personuppgifter. Vissa personuppgifter kan också automatiskt genereras av HellermannTytons It system eller liknande system, så som när du skapar ditt användarnamn.

Överföring av information till tredje part

Om det är nödvändigt för att hantera dina personuppgifter, överför vi dina personliga uppgifter till andra företag inom företagsgruppen företagsgruppen eller till externa sajter. Dessa inkluderar företag utanför EU eller det europeiska ekonomiska området.  Självklart försäkrar vi att mottagarna av uppgifterna erbjuder tillräcklig garanti att uppgifterna används lagligt och säkert och att de är bundna av kontrakt att följa lagstadgade föreskrifter. 

Vidare förbehåller vi rätten att överföra uppgifter till tredje part om vi är tvungna av lagliga anledningar, juridiska beslut från domstol eller relevant allmän myndighet eller om vi blir tvingade genom agerande eller försummelse från din sida för att få våra rättigheter, egendom eller andra tillgångar skyddade eller påstås av relevant allmän myndighet.

Arkiveringsperiod

Dina uppgifter kommer normal att behandlas under perioden du är anställd hos oss. Efter avslutad anställning kommer vi endast behålla personliga uppgifter som anses nödvändiga för att fullfölja syftet som det erhölls och endast tills dessa syften uppfylls, om och en längre period endast om det är nödvändigt för att fullfölja skyldigheter relaterade rättsliga eller skattemässiga frågor eller till arbetsgivarens förmåner eller för att uppfylla lagstadgade krav i de fall faktiska, pågående förväntade tvister eller fordringar.

Dina rättigheter som dataföremål

Rätt till åtkomst (Art. 15 GDPR): Du kan begära information när som helst om och vilka personuppgifter som används av oss, i vilket syfte vi hanterar uppgifterna, varifrån uppgifterna kommer från, till vilka uppgifterna skickas till om nödvändigt och hur länge sådana uppgifter lagras hos oss.

Rätt att korrigera(Art. 16 GDPR): Om du ser att personliga uppgifter om dig är felaktiga, kan du kräva att sådana uppgifter rättas när som helst. När det enligt din åsikt är inkomplett information kan du kräva att dessa uppgifter kompletteras.

Rätt att radera(Art. 17 GDPR): Om enligt din åsikt, användningen av dina uppgifter inte längre är nödvändig eller används utan tillräckligt legitim grund eller är olaglig av andra anledningar, kan du kräva att dessa uppgifter raderas.

Rätt att begränsa hanteringen(Art 18 GDPR): Istället för att radera uppgifter , kan du kräva att hanteringen av dina uppgifter begränsas ifall uppgifter hanteras olagligt. I synnerhet, kan du också kräva att hantering begränsas när du bestrider dina uppgifters riktighet eller om du har invänt mot användningen av dina uppgifter.

Rätt att transportera uppgifter (Art. 20 GDPR): Med avseende till personliga uppgifter som du har givit oss och som används på grund av ett kontrakt eller samtycke, kan du kräva att dessa uppgifter görs tillgängliga för dig på ett strukturerat, användarvänligt och i ett maskinläsbart format. Du kan också kräva att dessa uppgifter överförs direkt till en annan kontrollant.

Rätten att invända(Art 21 GDPR): Om skäl uppstår som hänför sig till din speciella situation som vi behandlar på grund av intressebalans som inte är tillåten, har du rätt att invända mot sådan användning av uppgifterna. Om dina personliga uppgifter används i direkt marknadsföring har du I alla fall rätt att invända.

Rätten att anmäla klagomål till tillsynsmyndighet (Art. 77 GDPR): Ifall enligt din åsikt dina rättigheter relaterade till dina personliga uppgifter har överträtts, har du rätt att anmäla detta till en tillsynsmyndighet. I synnerhet kan du kontakta myndigheten som ansvarar där du bor, jobbar eller där den påstådda överträdelsen skett.

För att skicka en förfrågan avseende dina uppgifter, vänligen fyll i följande förfrågansformulär.

Vänligen skicka det ifyllda formuläret via brev eller email till vår datasäkerhets ansvarige:

Claes Hegardt
Tel.: +46 8 580 890 15
HellermannTyton AB, Isafjordsgatan 5, 164 40 Kista, Sverige
E-mail: Claes.Hegardt@HellermannTyton.se

Vänligen kom ihåg att bifoga dokument som kan säkerställa din identitet.

Håll kontakt med oss!


Update: 24/10/2020 © HellermannTyton 2020